Office Manager – administration og ledelsesunderstøttelse  

Vil du have en bred og central rolle med ansvar for administration, koordinering, reception og understøttelse af ledelsen i en virksomhed i udvikling?

Refshaleøens Ejendomsselskab befinder sig i en spændende udviklings- og transformationsfase, hvor behovet for struktur, kvalitet og professionel intern support er stigende. Derfor søger de nu en Office Manager til en synlig og betroet funktion med bred kontaktflade på tværs af organisationen. 

Du bliver en vigtig del af den daglige drift og får samtidig en central rolle i at sikre struktur, koordinering og administrativ understøttelse af både ledelsen og organisationen som helhed.

Bred administrativ rolle med tæt berøringsflade til ledelsen
Stillingen rummer et administrativt og koordinerende ansvar med fokus på at sikre en velfungerende hverdag og en professionel understøttelse af ledelsen og organisationen. Du får en bred kontaktflade i hele virksomheden og understøtter særligt den administrerende direktør, økonomidirektøren og den øvrige ledergruppe. Derudover vil der være berøringsflader til udlejning, projektudvikling og øvrige stabsfunktioner.

Rollen spænder mellem administration, reception, kontordrift, møde- og kalenderstyring samt ledelsesunderstøttelse. Samtidig giver stillingen mulighed for gradvist at få et bredere ansvar inden for HR og økonomi samt udvalgte opgaver relateret til ejendoms- og selskabsadministration.

Du bliver bl.a. ansvarlig for at:  

• Varetage den daglige administrative frontfunktion, herunder modtagelse af gæster og koordinering med eksterne samarbejdspartnere og leverandører.
• Planlægge og koordinere møder og kalenderaktiviteter – særligt for ledergruppen – med ansvar for booking af lokaler, deltagerkoordinering, klargøring af materiale og forplejning samt opfølgning og praktisk afvikling.
• Sikre den daglige drift af kontoret, herunder håndtering af fysisk post, indkøb af kontorartikler og forplejning samt koordinering af rengøring og øvrige serviceydelser.
• Yde praktisk og administrativ støtte til ledergruppen i forbindelse med bl.a. forberedelse af bestyrelsesmøder, referentopgaver samt koordinering af dokumenter til underskrift, fremsendelse og arkivering. 
• Bidrage til systematisering og videreudvikling af administrative processer samt gradvist indgå i opgaver inden for HR og økonomi.
• Indgå i udvalgte opgaver inden for ejendoms- og selskabsadministration og på sigt fungere som backup på økonomiområdet, bl.a. lønrelaterede emner.

Administrativ erfaring, struktur og lyst til at tage ansvar
Du har erfaring fra en lignende administrativ og koordinerende rolle som f.eks. kontorassistent, sekretær eller Office Manager i en organisation med bred berøringsflade og mange forskelligartede opgaver. Du er vant til at håndtere kalenderstyring, mødeplanlægning, koordinering og daglig kontoradministration, og det falder dig naturligt at varetage rollen som referent. Vi ser desuden gerne, at du har erfaring med at understøtte ledelsen og/eller andre nøglepersoner i organisationen, og at du har en god forståelse for administrative processer og systemer.

Som person er du proaktiv, initiativrig og handlingsorienteret med lyst til at tage ansvar og bidrage med idéer til forbedringer og optimering. Du arbejder struktureret, har sans for orden og detaljer og formår at bevare ro og kvalitet i arbejdet, også når tempoet er højt. Samtidig er du serviceminded, imødekommende og relationsskabende og motiveres af at understøtte andre og skabe en velfungerende hverdag omkring dig.

Det er afgørende, at du udviser diskretion, personlig modenhed og sikker dømmekraft i håndteringen af fortrolige oplysninger og ledelsesnære opgaver.

Central rolle i en virksomhed med ambitioner 
Som Office Manager hos Refshaleøens Ejendomsselskab får du en central og synlig rolle i en virksomhed med en særlig position i krydsfeltet mellem ejendomsdrift, byliv og byudvikling. Du bliver en del af en organisation med korte beslutningsveje, højt til loftet og en kultur præget af godt samarbejde, humor og lysten til at få ting til at ske.

For den rette profil er der gode muligheder for at sætte et tydeligt præg på professionaliseringen af den administrative understøttelse og bidrage til at løfte serviceniveauet i virksomheden. Samtidig giver stillingen gode muligheder for faglig udvikling over tid. 

Din base bliver på hovedkontoret på Refshalevej i København, og stillingen forudsætter som udgangspunkt fysisk tilstedeværelse i hverdagen.

---

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Senior Research Consultant Cecilie Hamp på 3076 3079.
Bemærk, at vi blot har behov for dit CV, når du søger stillingen. Din henvendelse behandles fortroligt og videregives ikke uden din accept.

---